Pflegedienste stehen heute vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen individuelle Versorgung in einer immer weiter alternden Bevölkerung sicherstellen und gleichzeitig dem zunehmenden Fachkräftemangel begegnen. Ein durchdachter Dienst- und Tourenplan ist dabei das Fundament, auf dem gute Pflege, wirtschaftlicher Erfolg und die Zufriedenheit Ihres Teams aufbauen.
Bedarfsorientiert planen – nicht nur Schichten füllen
Eine erfolgreiche Personalplanung beginnt mit einer präzisen Analyse des Pflegebedarfs. Wer einfach nur „den Kalender füllt“, läuft Gefahr, Mitarbeitende zu überlasten oder Zeitfenster unzureichend abzudecken. Berücksichtigen Sie daher neben den gesetzlichen Vorgaben immer die individuellen Bedarfe Ihrer Klientinnen und Klienten, etwa Pflegegrade, den Aufwand einzelner Leistungen und zeitliche Prioritäten.
Organisatorisch ergibt sich in Südwestfalen für mobile Pflegedienste aufgrund der sich abwechselnden dichteren und dünneren Besiedlung die Herausforderung, dass die Länge der Fahrtwege zwischen den einzelnen Besuchen deutlich auseinandergehen kann. Daher sollten Sie auf diesen Faktor auch ein Augenmerk legen.
Tourenplanung als Schlüssel zu Effizienz und Qualität
Gerade in ambulanten Diensten gilt daher: Dienstplan und Tourenplan sind zwei Seiten derselben Medaille. Eine gut abgestimmte Tourenplanung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern entlastet auch die Mitarbeitenden.
Expertinnen und Experten empfehlen, Touren nach folgenden Prinzipien zu strukturieren: kurze Fahrtzeiten, ähnliche Pflegeleistungen und möglichst konstante Zuständigkeiten pro Tour. So vermeiden Sie unnötige Doppel- oder Leerfahrten und können Ihr Personal qualifikationsgerecht einsetzen: Pflegefachkräfte dort, wo Ihre Expertise benötigt wird, Pflegehelfer dort, wo diese den Leistungsumfang bereits abdecken können.
Rechtliche Vorgaben im Blick behalten
Jede Dienstplanung muss geltendes Arbeitsrecht einhalten. Das Arbeitszeitgesetz sieht unter anderem maximale Tagesarbeitszeiten, Ruhezeiten und Ausgleichsregelungen für Sonn- und Feiertagsarbeit vor. Auch tarifliche Vereinbarungen und interne Betriebsvereinbarungen sind verbindlich und sollten in der Planung von vornherein berücksichtigt werden.
Dienstpläne sind darüber hinaus Nachweisdokumente. Änderungen – zum Beispiel durch Krankmeldungen – müssen stets dokumentiert werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Digitale Lösungen sinnvoll einsetzen
Papierlisten und Excel-Tabellen stoßen bei wachsenden Teams oder komplexen Einsatzplänen schnell an Grenzen. Spezialisierte Anbieter wie Vivendi PEP, Aplano oder Dienstplanmacher helfen Ihnen, alle Faktoren – von Urlaubsansprüchen über Qualifikationen bis zu Touren – automatisch zu berücksichtigen und auf Knopfdruck anzupassen. Ein besonderer Vorteil: Mitarbeitende können ihre Pläne digital abrufen und bei Bedarf Schichten oder Touren untereinander tauschen, ohne dass die Übersicht verloren geht oder dass in der Dokumentation Unklarheiten entstehen.
Flexibilität schaffen und Mitarbeiterwünsche einbeziehen
Ein fairer Dienstplan ist immer auch ein Zeichen der Wertschätzung. Berücksichtigen Sie daher nach Möglichkeit Wünsche nach bestimmten freien Tagen oder Schichten und sorgen Sie für eine gerechte Verteilung von Früh-, Spät- und Nachtdiensten.
Planen Sie die Einsätze, wenn möglich, auch in zwei Schritten: Zunächst in einer groben Jahresübersicht. Hier eignet sich beispielsweise der Oktober recht gut, da Sie Urlaubszeiten für das Folgejahr abfragen und entsprechend fair in Ihrem Team verteilen können. Im Tagesgeschäft sorgt wiederum eine Vorlaufzeit von idealerweise mindestens vier Wochen für Planungssicherheit bei Ihrem Team und Ihren Klienten.
Gleichzeitig gilt: Für Notfälle sollte immer eine klare Vertretungsregelung bestehen. Wenn die Größe Ihres Unternehmens es zulässt, lohnen sich ein Poolteam oder vereinbarte Rufbereitschaften: Sie können Ausfälle abfedern, ohne den gesamten Plan durcheinanderzubringen.
Dienst- und Tourenplan regelmäßig überprüfen
Eine einmal aufgestellte Planung muss sich in der Praxis bewähren. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um Soll- und Ist-Zeiten, Tourenabläufe und die Zufriedenheit im Team zu prüfen. Nur so können Sie Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen. Auch Rückmeldungen Ihrer Mitarbeitenden sind hier eine wertvolle Ressource. Fragen Sie aktiv nach, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Touren erlebt haben und wo sie gegebenenfalls auf Probleme gestoßen sind.
Strategische Planung kann ein echter Erfolgsfaktor sein
Ein funktionierender Dienst- und Tourenplan sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern bietet auch wertvolle Einsichten für die Zukunft. Indem Sie möglichst langfristig planen, Bedarfe sorgfältig analysieren, Mitarbeitende gemäß ihrer Qualifikation und – wo möglich – gemäß ihrer bevorzugten Zeiten einsetzen, schaffen Sie die Grundlage für gute Pflege und langfristige Mitarbeiterbindung.
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