Die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen muss früher oder später zwangsläufig erfolgen. Zumindest dann, wenn Sie mit der Geschwindigkeit und der Effizienz von konkurrierenden Unternehmen mithalten und erfolgreich bleiben wollen. Wer den Digitalisierungsprozess verschläft, so sind sich Expertinnen und Experten einig, wird innerhalb der nächsten Jahre von der Konkurrenz überholt und kann im Wettbewerb nicht mehr bestehen. Damit es nicht so weit kommt, müssen Sie sich darauf vorbereiten, die Digitalisierung zeitnah zu vollziehen. Das aber ist ohne die Kenntnis und Einbeziehung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht möglich. Sie sind es nämlich, die die neuen Technologien in ihren Arbeitsprozessen kennenlernen und einsetzen müssen, und die, die die in der Theorie so attraktiv erscheinende Digitalisierung praktisch umsetzen.

Digitale Alternativen ohne Absprache mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu implementieren, wäre ein großer Fehler. Sie stoßen diese damit nicht nur vor den Kopf, sondern verpassen auch die Chance, deren Wissen über notwendige Änderungen für sich zu nutzen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merken während ihrer Arbeitsausführung, an welchen Stellen digitaler Nachholbedarf besteht. Sei es innerhalb der Buchhaltung und der Archivierung von wichtigen Dateien beziehungsweise Dokumenten, oder innerhalb der Produktion, bei der der Einsatz der Robotik die Erstellung der Waren effizienter gestalten könnte. Die Prämisse lautet: Binden Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in Ihr Vorhaben ein.

Zu Beginn können Sie sie über ein Meeting, eine Rundmail oder eine Informationsbroschüre über Ihr Vorhaben informieren. Lassen Sie dann Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst zu Wort kommen, indem Sie sie gezielt nach digitalen Verbesserungswünschen fragen. Auch das kann über Meetings erfolgen, aber auch über die Verteilung von Fragebögen im Unternehmen. Während der Umsetzung des Digitalisierungsprozess sollten Sie alle Beteiligten dann stets auf dem Laufenden halten. Auch an dieser Stelle können Fragebögen oder aber regelmäßige Feedbackgespräche Aufschluss darüber geben, wie die Implementierung der neuen Techniken läuft.

Ist diese Implementierung dann abgeschlossen, prüfen Sie, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Tätigkeit gegebenenfalls zum Großteil durch digitale Alternativen ersetzt wurden, umgeschult oder im Unternehmen anderweitig eingesetzt werden können. So viel sind Sie vor allem langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schuldig. Der Digitalisierungsprozess ist schließlich ein gemeinsam zu bewältigender Kraftakt. Kündigen Sie langjährige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich genauso wie alle anderen in den Digitalisierungsprozess eingebracht haben, wirkt sich das äußerst negativ auf Ihre Arbeitgebermarke aus.

Gut geplant ist halb umgesetzt, sollte das Motto bei Ihrem Vorhaben sein. Um Ihr Unternehmen vom Analogen auf das Digitale umzustellen, braucht es die Aufstellung eines guten Plans, der auf die Bedürfnisse und Möglichkeiten Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Dabei können Sie sich an den nachfolgenden Schritten orientieren.

Schritt 1: Aufstellen eines persönlichen Business Cases

Der Business Case im Fall Ihres konkreten Unternehmens klärt zunächst die Frage nach der Notwendigkeit des Digitalisierungsprozesses. Hier werden Kosten, Nutzen, Ziele und Risiken Ihrer geplanten Digitalisierung betrachtet und entschieden, welche Digitalisierungsmöglichkeiten bestehen und sich überhaupt umsetzen lassen. Anhand des Business Cases entsteht ein übergeordneter Maßstab, an dem sich alle Projektentscheidungen orientieren.

Schritt 2: Ermitteln des Status Quo

Wurden die Möglichkeiten zur Digitalisierung ermittelt, geht es im nächsten Schritt darum, den Status Quo zu erfassen. Hier kann die angesprochene Mitarbeiterbefragung zum Einsatz kommen, indem die Pain Points in Arbeitsprozessen aufgedeckt werden, aber auch die Ermittlung von Trends, Versäumnissen und den vom Status Quo ausgehenden Chancen und Risiken. Der Ist-Zustand eines Unternehmens bezüglich Digitalisierung kann auch durch Marktforschung oder Konkurrenzanalysen von externen Dienstleistern erfolgen.

Schritt 3: Den Soll-Zustand festlegen

Wohin soll die Reise gehen? Bei der Festlegung des Soll-Zustandes geht es darum, eine präzise Zielsetzung festzulegen, an der sich orientiert werden kann. Die Zielsetzung sollte dabei nicht nur praktischer Natur sein, sondern auch für die gesamte Belegschaft sinnstiftende und motivierende Ziele beinhalten. Diese Ziele sollten möglichst präzise formuliert sein und wenn möglich Messgrößen, sogenannte Key-Performance-Indicators (KPIs) für den Erfolg umfassen.

Schritt 4: Strategie aufstellen

Die Differenz aus Ist- und Soll-Zustand ist die Grundlage zur Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen. Wie angedeutet, sollten diese klar an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Schritt 5: Einen konkreten Plan erstellen

Den aus den jeweiligen Handlungsempfehlungen resultierende Workload wird in diesem Schritt auf die Beteiligten aufgeteilt und mit einzuhaltenden Timelines versehen. Die Aufgaben werden aufgeteilt, Verantwortungen vergeben und an alle Beteiligten kommuniziert. Im besten Fall wird für Ihr gesamtes Unternehmen eine Roadmap erkennbar.
Praktische Tipps: Was gehört zu einem digital-gut-aufgestellten Unternehmen?

Wie sieht ein Unternehmen aus, dass digital gut aufgestellt ist? Je nach Branche und Art Ihres Unternehmens heißt „digital-gut-aufgestellt“ für Sie unter Umständen etwas anderes als für andere Unternehmen. Einige digitale Implementierungen sind aber immer eine gute Investition. Wir nennen Ihnen ein paar Beispiele:

**Bestmögliche Mobilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: **

In einem fortschrittlichen Unternehmen können viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank der Digitalisierung von überall aus arbeiten, egal ob in Remote oder aus dem Home-Office heraus. Die Grundlage dazu ist der Zugriff auf alle für ihre Arbeit notwendigen Programme und Daten sowie die Vernetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander, wie zum Beispiel durch Apps oder Chatgruppen. Gegebenenfalls können hier auch Diensthandys zum Einsatz kommen. Auch ein guter Indikator: Meetings können über Videochatprogramme erfolgen und verlangen nicht mehr die Anwesenheit und Anfahrt der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

**Je weniger Papier umso besser: **

Wie gut Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen implementiert haben, erkennen Sie am ehesten an der immer kleiner werdenden Menge an Papier, den wenigen Ordnern und kaum noch herumliegenden Dokumenten. Die einstige Zettelwirtschaft wird digitalisiert und in ein System überführt, auf das alle Verantwortlichen Zugriff haben.

**Produktions- und Logistikabläufe sind optimiert: **

Was einst mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter händisch erledigen mussten, übernimmt jetzt die Robotik oder klassisch das Fließband. In Ihrem Warenhaus oder Ihren Produktionsstätten kommt es immer seltener zum Stillstand, verschwendete Ressourcen wie Zeit, Geld und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können an anderen Stellen eingesetzt werden, an denen sie dringender benötigt werden.

**Produkte und Dienstleistungen sind umweltfreundlicher: **

Unter Umständen hält die Digitalisierung direkt in Ihre Produkte und angebotenen Dienstleistungen Einzug. Bieten Sie Magazine und Broschüren an, werden diese vielleicht zur PDF oder Ihre Dienstleistung kann auch online angeboten werden statt nur im eigenen Geschäft oder bei den Kundinnen und Kunden vor Ort. Sie sparen dadurch immer mehr Kosten und natürlich Emissionen, was auch Ihre Außenwahrnehmung als nachhaltiges Unternehmen begünstigt.